Getting Things Done #10

บทนี้จะพูดถึงวิธีในการตัดสินใจ ว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลัง จากขั้นตอนการจัดการเราจะได้ รายการของงานที่ต้องทำต่อไป (Next Actions) ออกมา แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลังกันแน่ David Allen จึงได้แนะนำวิธีในการเลือกไว้ 3 วิธี โดยผมจะเริ่มจากวิธีที่ง่ายที่สุดไปจนถึงวิธีที่ยากที่สุดในความคิดของผม ?The Four-Criteria Model for Choosing Actions in the Moment? วิธีนี้จะใช้เงื่อนไข 4 ข้อในการตัดสินใจว่าจะเริ่มทำงานไหนก่อน เริ่มจากดูบริบท งานที่เป็น @Call เราจำเป็นต้องมีโทรศัพท์จึงจะทำได้ หรืองานที่เป็น @Computer ถ้าไม่มีคอมพิวเตอร์คุณก็ทำไม่ได้ ถ้าเราไม่มีอุปกรณ์เหล่านั้น เราก็ทำไม่ได้อยู่แล้ว เราควรไปดูงานในบริบทอื่นก่อน หรือไม่ตอนนี้เราอยู่ในห้างเราก็ควรดูงานที่เป็น @Errands เพื่อที่จะได้เลือกซื้อของตามรายการ จากนั้นเราจึงดูเวลา ว่าตอนนี้เรามีเวลาว่างเท่าไหร่ ถ้ามีเวลาว่างแค่ไม่กี่นาที ก็ไม่ควรทำงานที่ต้องใช้เวลาในการทำนานอย่างเช่น เขียนรายงาน สิ่งที่ต้องพิจารณาถัดมาคือพลังงาน งานบางอย่างถ้าเราไม่มีพลังพอก็ไม่อาจทำให้เสร็จได้ ถ้าเรามีงานที่ต้องใช้พลังงานมากๆ หลายงาน เราก็ควรสงวนพลังงานไว้ทำงานพวกนี้ โดย Allen แนะนำให้แยกรายการงานที่ใช้พลังงานน้อยๆ ออกมาอีกชุดหนึ่ง

บทนี้ จะเป็นการจัดการกับงานให้อยู่ในประเภทที่ถูกต้อง โดย David Allen กำหนดประเภทของไอเทมที่เราต้องติดตามในระบบไว้ 7 ประเภทคือ โปรเจค (Projects) สิ่งที่ช่วยในการทำโปรเจค (Project Support Materials) ตารางนัดหมายสำหรับเก็บข้อมูลของงานที่มีกำหนดเวลาแน่นอน (Calendar) งานที่ต้องทำชิ้นต่อไป (Next Actions) งานที่วานให้คนอื่นทำให้ (Waiting For) สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป (Reference Material) งานที่จะทำในอนาคตเมื่อมีเวลา (Someday/Maybe) โดยเราจำเป็นต้องแยกงานแต่ละประเภทออกจากกันอย่างชัดเจน ไม่เอามาปนกัน เพราะมันจะทำให้การแบ่งประเภทของเราเสียเปล่า สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับระบบของเราคือ บริบท (context) สิ่งนี้จะช่วยให้เราจัดการกับงานต่างๆได้ง่ายขึ้น โดยการกำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมในการทำ หรือประเภทให้กับแต่ละงาน เช่น @home @work สำหรับงานที่ต้องทำที่บ้าน หรือที่ทำงาน @Agenda สำหรับงานที่ต้องไปคุยกับคนอื่น @Read สำหรับงานที่ต้องอ่านหนังสือ หรือบทความ @Call สำหรับงานที่เป็นการโทรหาคนอื่น โดยระบบของเราอาจจะมี บริบทมาก หรือน้อยก็ได้ แล้วแต่เราจะจัดการ เช่นมีงานที่ต้องไปคุยกับเจ้านายบ่อยๆ อาจจะแยกบริบทออกมาเป็น @Agenda-boss

Chapter 5 บทนี้จะเป็นการเริ่มต้นใช้ gtd จริงๆแล้ว โดยเริ่มจากขั้นตอนแรกคือรวบรวม input ซึ่งก่อนที่จะเริ่มต้องมี 3 สิ่งต่อไปนี้คือ เวลา สิงที่ใช้รวบรวม input (inbox) กระดาษจำนวนหนึ่งสำหรับจด เริ่มแรก เราต้องนึกถึงสิ่งที่เราจะทำ และต้องทำทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน หรือเรื่องส่วนตัว เขียนไว้ในกระดาษหนึ่งแผ่นต่อหนึ่งเรื่อง แล้วเก็บไว้ใน inbox เพื่อที่จะจัดการต่อไป แต่ในระหว่าง ที่คุณกำลังรวบรวมสิ่งเหล่านี้ อาจจะพบกับปัญหาต่อไปนี้คือ รายละเอียดของสิ่งที่จะทำ มากกว่าที่จะเก็บไว้ในกระดาษแผ่นเดียว ให้แก้ไขโดยการสรุปแค่พอเข้าใจ ปัญหาต่อไปคือการพยายามไปสู่ขั้นต่อไป โดยทำขั้นแรกไม่เสร็จดี ให้เราคิดเสมอว่า การทำหลายๆขั้นในขณะเดียวกัน จะยิ่งทำให้ระบบแย่ลง พยายามรวบรวมงานให้หมดก่อน ค่อยเริ่มขั้นต่อไป สำหรับผู้ที่ใช้สมุดบันทึก หรือสมุดแผนงานอยู่แล้ว ขอให้เก็บมันไว้ก่อน ตอนนี้ต้องการแค่ กระดาษขาวธรรมดาสำหรับเขียน และเก็บไว้ใน inbox เพื่อรอจัดการต่อไปเท่านั้น เพื่อให้ระบบมีความสอดคล้องก่อน ถ้าระบบลงตัวแล้ว ค่อยเอามาประยุกต์ใช้ด้วยกัน แต่ถ้าในระหว่างขั้นตอนการรวบรวม เราพบสิ่งที่คิดว่าทำไม่ได้แน่ๆ ให้เอามันไปใส่ถังขยะได้เลย ไม่ต้องรอให้ขั้นตอนรวบรวมเสร็จ ส่วนสิ่งที่ยังตัดสินใจไม่ได้ ก็เก็บไว้ใน inbox

Chapter 3 ความหมายของ ?project? ที่ Allen กำหนดไว้คือ งานอะไรก็ตาม ทีต้องมีการกระทำมากกว่า 1 อย่าง เพื่อสำเร็จมัน ซึ่งแตกต่างกับความหมายของ project ที่เราใช้กันทั่วไป Allen ได้พูดถึง Natural Planning Method ซึ่งเป็นตัวเลือกหนึ่งของ planning model ที่เขาใช้ โดยหลักของวิธีนี้ ยืนอยู่บน กระบวนการจัดการข้อมูล ตามธรรมชาติของชีวิตประจำวัน ของเราทุกคน ซึ่งมีอยู่ 5 ขั้นตอน คือ กำหนดวัตถุประสงค์ และ หลักปฏิบัติ มองถึงผลลัพธ์ ระดมสมอง จัดการ กำหนด ขั้นต่อไปที่ต้องทำ ก่อนที่จะสร้าง project คุณต้องถามตัวเองก่อนว่า ทำไมคุณถึงต้องการทำ project นี้ ซึ่งมันจะช่วยเรา ในการกำหนดวัตถุประสงค์ของ project ที่จะช่วยชี้นำความคิด และการกระทำของเรา ตลอด project ผู้คนจำนวนมาก