Free Download Productive Magazine
November 26th, 2008ใครสนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการเพิ่ม productivity ด้วย GTD หรือ ZTD ดาวน์โหลดไปอ่านกันได้ครับ
ที่ Productive Magazine
Getting Things Done #10
March 21st, 2007บทสุดท้ายคือ การควบคุมโปรเจคให้อยู่ ซึ่งเราจำเป็นต้องมีการวางแผน ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ที่เริ่มจาก การระดมสมอง ซึ่งเราควรเน้นปริมาณของความคิดที่ได้ มากกว่าคุณภาพ เพื่อป้องกันการพลาดความคิดดีๆ ที่อยู่ในกลุ่มความคิดของคุณ พอเราได้ความคิดออกมาแล้ว จึงเอามาใส่ในรายการงานที่ต้องทำต่อไป ซึ่งเราอาจจะต้องไปพบกับผู้อื่นที่อาจช่วยเหลือในการทำโปรเจคของเราได้ โดยตลอดการทำตามความคิดต่างๆ เราควรเก็บข้อมูลการทำไว้ให้หมด เพื่อที่โปรเจคของเราจะได้เคลื่อนไปอย่างถูกทิศทาง
ซึ่งงานพวกนี้เราอาจจะต้องการแค่กระดาษกับปากกา (LoFi) หรือใช้ PDA คอมพิวเตอร์ กับโปรแกรมจัดการโปรเจค (HiFi) ก็เลือกใช้กันไปตามความถนัดนะครับ
ในที่สุดก็จบซีรี่ย์นี้ซะที แต่พอกับไปอ่านบทแรกๆ ดูผมยังงเลยว่าผมเขียนอะไรไปนี่ ผมเลยคิดว่าจะลองสรุปเนื้อหาของหนังสือทั้งสิบบท ออกมาเป็นตอนเดียวดู อาจจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น สรุปคือ ขี้เกียจตามไปแก้ของเก่านั่นเอง
Getting Things Done #9
March 20th, 2007บทนี้จะพูดถึงวิธีในการตัดสินใจ ว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลัง
จากขั้นตอนการจัดการเราจะได้ รายการของงานที่ต้องทำต่อไป (Next Actions) ออกมา แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลังกันแน่ David Allen จึงได้แนะนำวิธีในการเลือกไว้ 3 วิธี โดยผมจะเริ่มจากวิธีที่ง่ายที่สุดไปจนถึงวิธีที่ยากที่สุดในความคิดของผม
?The Four-Criteria Model for Choosing Actions in the Moment?
วิธีนี้จะใช้เงื่อนไข 4 ข้อในการตัดสินใจว่าจะเริ่มทำงานไหนก่อน เริ่มจากดูบริบท งานที่เป็น @Call เราจำเป็นต้องมีโทรศัพท์จึงจะทำได้ หรืองานที่เป็น @Computer ถ้าไม่มีคอมพิวเตอร์คุณก็ทำไม่ได้ ถ้าเราไม่มีอุปกรณ์เหล่านั้น เราก็ทำไม่ได้อยู่แล้ว เราควรไปดูงานในบริบทอื่นก่อน หรือไม่ตอนนี้เราอยู่ในห้างเราก็ควรดูงานที่เป็น @Errands เพื่อที่จะได้เลือกซื้อของตามรายการ จากนั้นเราจึงดูเวลา ว่าตอนนี้เรามีเวลาว่างเท่าไหร่ ถ้ามีเวลาว่างแค่ไม่กี่นาที ก็ไม่ควรทำงานที่ต้องใช้เวลาในการทำนานอย่างเช่น เขียนรายงาน สิ่งที่ต้องพิจารณาถัดมาคือพลังงาน งานบางอย่างถ้าเราไม่มีพลังพอก็ไม่อาจทำให้เสร็จได้ ถ้าเรามีงานที่ต้องใช้พลังงานมากๆ หลายงาน เราก็ควรสงวนพลังงานไว้ทำงานพวกนี้ โดย Allen แนะนำให้แยกรายการงานที่ใช้พลังงานน้อยๆ ออกมาอีกชุดหนึ่ง เอาไว้ทำในช่วงที่เราเหนื่อยจากการทำงานใหญ่ๆ สิ่งสุดท้ายที่เราจะพิจารณาคือ ลำดับความสำคัญ ซึ่งเป็นสิ่งที่พิจารณาได้ยากที่สุดแล้ว เพราะถ้าเรารู้ลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด เราคงไม่ต้องใช้วิธีนี้มาช่วยเลือกงานที่จะทำหรอก แต่จากการลองใช้วิธีนี้ ผมพบว่า 3 เงื่อนไขแรกก็ช่วยในการเลือกงานได้เยอะแล้ว เราอาจจะไม่ต้องใช้เงื่อนไขสุดท้ายก็ได้
?The Threefold Model for Evaluating Daily Work?
วิธีนี้จะแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภทคือ งานที่เตรียมการไว้ก่อน งานที่กำลังทำอยู่ งานที่ต้องเตรียมการ โดยเราควรทำงานที่มีการเตรียมการไว้ก่อน จนกระทั่งงานเข้าที่เข้าทางดีแล้ว จึงย้ายไปทำงานอื่นที่กำลังทำอยู่ ที่มีความสำคัญกว่า ส่วนงานอื่นที่มีความสำคัญน้อยกว่า ก็เก็บไว้ในระบบก่อน สุดท้ายแล้วจึงเลือกทำงานที่ต้องมีการเตรียมการก่อน
?The six-Level Model for Reviewing Your Own Work?
วิธีนี้เป็นวิธีที่เข้าใจได้ยากที่สุดแล้ว แต่มันก็เป็นวิธีที่ดีที่สุดด้วย วิธีนี้จะใช้รูปแบบการคิดของการขับเครื่องบิน จัดการจากข้างล่างขึ้นข้างบน โดยแบ่งงานออกเป็น 6 ระดับดังนี้ Runway: คือส่วนของรายการงานทั้งหมด ซึ่งเราควรทำให้มันทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อเคลียร์รันเวย์ของเรา 10,000 ft: ระดับนี้คือโปรเจคของเรา เราจะรู้ว่าต้องรับผิดชอบงานอะไร จะทำให้เราควบคุมการตัดสินใจเลือกงานที่จะทำได้ดี 20,000 ft: ระดับนี้จะครอบคลุมงานทั้งหมดของเรา พูดง่ายๆ เลยระดับนี้คือ job description ของเรานั่นเอง แต่เนื่องจากเรามีหลายบทบาททั้ง พนักงาน พ่อของลูก หรือสามี เราจึงควรแยกงานของแต่ละบทบาทออกจากกัน เพื่อความง่ายในการเลือกจัดการ 30,000 - 50,000 ft: สามระดับนี้ จะเป็นการจัดการกับเป้าหมายในชีวิตของเราในช่วง 1-2 ปี 3-5 ปี และทั้งชีวิตของเรา ซึ่งส่วนใหญ่เราจะไม่ค่อยยุ่งกับมัน แต่เราจะทำงานใน 3 ระดับข้างล่างโดยคำนึงถึง 3 ระดับข้างบนนี้อยู่เสมอ
ทั้งสามวิธีนี้ ต่างก็ช่วยในการตัดสินใจของเรา แต่เราควรจะเลือกใช้วิธีที่เราเข้าใจได้ดีที่สุด เพราะการเอาวิธีที่ดีที่สุด มาใช้โดยไม่เข้าใจอาจจะไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย
