Rachanont

บทนี้ จะเป็นการจัดการกับงานให้อยู่ในประเภทที่ถูกต้อง โดย David Allen กำหนดประเภทของไอเทมที่เราต้องติดตามในระบบไว้ 7 ประเภทคือ

โปรเจค (Projects)
สิ่งที่ช่วยในการทำโปรเจค (Project Support Materials) ตารางนัดหมายสำหรับเก็บข้อมูลของงานที่มีกำหนดเวลาแน่นอน (Calendar)
งานที่ต้องทำชิ้นต่อไป (Next Actions)
งานที่วานให้คนอื่นทำให้ (Waiting For)
สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป (Reference Material)
งานที่จะทำในอนาคตเมื่อมีเวลา (Someday/Maybe)

โดยเราจำเป็นต้องแยกงานแต่ละประเภทออกจากกันอย่างชัดเจน ไม่เอามาปนกัน เพราะมันจะทำให้การแบ่งประเภทของเราเสียเปล่า สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับระบบของเราคือ บริบท (context) สิ่งนี้จะช่วยให้เราจัดการกับงานต่างๆได้ง่ายขึ้น โดยการกำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมในการทำ หรือประเภทให้กับแต่ละงาน เช่น @home @work สำหรับงานที่ต้องทำที่บ้าน หรือที่ทำงาน @Agenda สำหรับงานที่ต้องไปคุยกับคนอื่น @Read สำหรับงานที่ต้องอ่านหนังสือ หรือบทความ @Call สำหรับงานที่เป็นการโทรหาคนอื่น โดยระบบของเราอาจจะมี บริบทมาก หรือน้อยก็ได้ แล้วแต่เราจะจัดการ เช่นมีงานที่ต้องไปคุยกับเจ้านายบ่อยๆ อาจจะแยกบริบทออกมาเป็น @Agenda-boss อีกอันเพื่อให้จัดการง่ายขึ้นก็ได้ โดยบริบทพวกนี้สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้น หรือลดลงได้ตลอดเวลา เพื่อให้เข้ากับระบบของเรามากที่สุด

เรื่องต่อไปคือการจัดการกับโปรเจค ให้จัดรายการแบบง่ายๆ เป็นรายชื่อโปรเจคทั้งหมด โดยไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดของงานที่ต้องทำทั้งหมด ในทุกโปรเจค ให้เน้นที่โปรเจคหลักในช่วงเวลานั้นๆก็พอ โดยเราควรจัดเก็บสิ่งที่ช่วยในการทำโปรเจค (Project Support Materials) แยกออกจาก สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป (general Reference Material) และทำให้เข้าถึงได้ง่ายกว่า จนกระทั่งโปรเจคเสร็จเรียบร้อย เราจึงเอาของพวกนั้น มาเก็บไว้รวมกับ สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป โดยจัดเก็บของเหล่านั้นด้วยระบบที่ง่ายที่สุดเช่น เรียงตามตัวอักษร เพื่อลดภาระในการจำของรูปแบบการจัดเก็บ

Someday/Maybe list เอาไว้เก็บงานที่เราวางแผนว่าจะทำในอนาคต เช่น New year resolution โดยงานพวกนี้ไม่จำเป็นต้องมีกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำ เราจึงไม่จำเป็นต้องรีบทำงานพวกนี้ รอให้จัดการกับงานปัจจุบันหมดก่อน ค่อยมาทำตรงส่วนนี้ก็ได้

ถึงตรงส่วนนี้แล้ว เราจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ช่วยในการจัดเก็บงานต่างๆของเรา ให้ดูแลและเข้าถึงได้ง่าย ซึ่งอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำ gtd ก็มีอยู่หลากหลาย ตั้งแต่ระบบง่ายๆ อย่างการใช้สมุดบันทึกหรือ LoFi ไปจนถึงการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือ HiFi ซึ่งการที่เราจะรู้ว่าอุปกรณ์แบบไหนเหมาะสมกับเรา เราจำเป็นต้องเอามาลองใช้เอง เพราะไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวว่า ต้องใช้อุปกรณ์แบบไหน กับระบบของเรา โดยเราสามารถไปดูรายละเอียดของอุปกรณ์พวกนี้ได้ที่ 43Folders boards ครับ

Chapter 6
สำหรับผู้ที่เริ่มใช้ระบบ gtd ตามบทที่ 5 ถึงตอนนี้ คุณคงมีกระดาษกองใหญ่ อยู่ข้างตัวคุณ ไม่ต้องตกใจไป เพราะในบทนี้เราจะทำการกำจัดมันแล้ว ด้วย gtd process ที่คุณสามารถกลับไปอ่าน ได้ในบทแรกๆ หรือดูที่รูป gtd Workflow Diagram ด้านบนนี้ก็ได้

Read the rest of this entry »

Chapter 5

บทนี้จะเป็นการเริ่มต้นใช้ gtd จริงๆแล้ว โดยเริ่มจากขั้นตอนแรกคือรวบรวม input ซึ่งก่อนที่จะเริ่มต้องมี 3 สิ่งต่อไปนี้คือ เวลา สิงที่ใช้รวบรวม input (inbox) กระดาษจำนวนหนึ่งสำหรับจด

เริ่มแรก เราต้องนึกถึงสิ่งที่เราจะทำ และต้องทำทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน หรือเรื่องส่วนตัว เขียนไว้ในกระดาษหนึ่งแผ่นต่อหนึ่งเรื่อง แล้วเก็บไว้ใน inbox เพื่อที่จะจัดการต่อไป แต่ในระหว่าง ที่คุณกำลังรวบรวมสิ่งเหล่านี้ อาจจะพบกับปัญหาต่อไปนี้คือ รายละเอียดของสิ่งที่จะทำ มากกว่าที่จะเก็บไว้ในกระดาษแผ่นเดียว ให้แก้ไขโดยการสรุปแค่พอเข้าใจ ปัญหาต่อไปคือการพยายามไปสู่ขั้นต่อไป โดยทำขั้นแรกไม่เสร็จดี ให้เราคิดเสมอว่า การทำหลายๆขั้นในขณะเดียวกัน จะยิ่งทำให้ระบบแย่ลง พยายามรวบรวมงานให้หมดก่อน ค่อยเริ่มขั้นต่อไป

สำหรับผู้ที่ใช้สมุดบันทึก หรือสมุดแผนงานอยู่แล้ว ขอให้เก็บมันไว้ก่อน ตอนนี้ต้องการแค่ กระดาษขาวธรรมดาสำหรับเขียน และเก็บไว้ใน inbox เพื่อรอจัดการต่อไปเท่านั้น เพื่อให้ระบบมีความสอดคล้องก่อน ถ้าระบบลงตัวแล้ว ค่อยเอามาประยุกต์ใช้ด้วยกัน

แต่ถ้าในระหว่างขั้นตอนการรวบรวม เราพบสิ่งที่คิดว่าทำไม่ได้แน่ๆ ให้เอามันไปใส่ถังขยะได้เลย ไม่ต้องรอให้ขั้นตอนรวบรวมเสร็จ ส่วนสิ่งที่ยังตัดสินใจไม่ได้ ก็เก็บไว้ใน inbox ก่อน

หลังจากเสร็จขั้นตอนนี้แล้ว เราจะพบว่าตอนนี้เรามีกระดาษกองใหญ่ๆ อยู่กองหนึ่ง รอการจัดการในขั้นต่อไป (ถ้าเราถอดทุกอย่างที่ต้องทำ ออกมาจากสมองได้หมดจริงๆนะ)