Rachanont

บทที่ 2 ภาพรวมของระบบ (ต่อ)

6) Organize หาที่อยู่ให้กับงานที่ถูก process ออกไปจาก inbox แล้ว ไม่ว่าจะเป็น action folder สำหรับเก็บงานที่กำลังทำอยู่ หรือที่ต้องทำ waiting list สำหรับเก็บงานที่วานให้คนอื่นทำ โดยหลักการสำคัญคือ ต้องไม่กองงานไว้ใน inbox มาก และนานเกินไป ควรจัดการเอามันไปไว้ในที่ที่ควรอยู่ให้เร็วที่สุด

7) Review หมั่นรีวิวระบบของเราอยู่เสมอ โดยแต่ละสัปดาห์ให้ดูว่าเป้าหมายของเราสัมพันธ์กับเป้าหมายของปีหรือเปล่า เป้าหมายที่ไปถึงแล้วของแต่ละสัปดาห์ ทำให้เข้าใกล้เป้าหมายของปีไปมากแค่ไหน มีงานอะไรบ้างที่ต้องทำในสัปดาห์ถัดไป เขียนใส่ to-do list ไว้ และรีวิวให้ละเอียดกว่าเดิมในการรีวิวประจำเดือน และดูเป้าหมายของปี กับเป้าหมายชีวิตในการรีวิวประจำปี

8 ) Simplify ตรวจสอบดูว่าเป้าหมาย และงานในแต่ละวัน มีความจำเป็นที่ต้องทำหรือเปล่า ตัดงานที่ไม่จำเป็น และไม่สัมพันธ์กับเป้าหมายออกไป ทำอย่างนี้เป็นประจำทุกวัน และทบทวนอีกครั้งในการรีวิวประจำสัปดาห์ และรีวิวประจำเดือน

9) Routine ทำให้ ZTD เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวัน โดยสร้างนิสัยให้สัมพันธ์กับการทำ ZTD ไม่ว่าจะเป็นการฝึกตัวเองให้หมั่นดูตารางนัดหมาย และ to-do list ในช่วงเวลาเดียวกันของทุกวัน หมั่นรีวิวเป้าหมายของเราก่อนนอนทุกวัน เป็นต้น

10) Find your passion สั้นๆ ง่ายๆ คือหางานในฝัน งานที่เราชอบ งานที่เราสามารถทำได้อย่างมีความสุข และที่สำคัญคือมันเลี่ยงชีพเราได้

ครบแล้ว สำหรับอุปนิสัยทั้งสิบ ตอนต่อไปจะเป็นการประยุกต์ใช้ ZTD แบบง่ายๆ โดยไม่ต้องสร้างอุปนิสัยทั้งสิบ

บทที่ 2 ภาพรวมของระบบ

ZTD เป็นกลุ่มของอุปนิสัย 10 อย่างที่ทำให้เราจัดการชีวิตได้ง่ายขึ้น ทำงานได้สำเร็จมากกว่าเดิม โดยการนำมาใช้ไม่จำเป็นต้องสร้างอุปนิสัยพวกนี้พร้อมกันหมดในครั้งเดียว แต่เราสามารถเลือกเอาอุปนิสัยที่เหมาะสม และดีกับเราที่สุดมาสร้างทีละอย่างจนครบ

ในช่วงเวลาหนี่ง ควรสร้างอุปนิสัยทีละอย่าง หรือมากที่สุดก็ไม่ควรเกิน 3 อย่าง โดยในแต่ละช่วงเวลาเราต้องจดจ่ออยู่กับอุปนิสัยที่ต้องการสร้างอย่างต่อเนื่อง เป็นระยะเวลาประมาณ 30 วัน จนมันฝังลึกเป็นพฤติกรรมที่เราจะทำมันโดยอัตโนมัติ  เราจึงขยับไปสร้างอุปนิสัยตัวถัดไป

ในหนังสือนี้ ได้แนะนำลำดับการสร้างอุปนิสัยที่เหมาะสมมาเป็นแนวทางให้ แต่เราไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับตามนั้นก็ได้ เราอาจจะเลือกสร้างอุปนิสัยที่เป็นประโยชน์กับเราก่อน โดยเลือกสร้างอุปนิสัยที่ 1 - 8 ให้ครบ ส่วนอุปนิสัยที่ 9 และ 10 จะทำหรือไม่ก็ได้ ต่อไปนี้จะเป็นรายละเอียดคร่าวๆ ของอุปนิสัยทั้ง 10

1) Collect จะคิดทำอะไร นึกอะไรได้ ให้จดเก็บไว้ให้หมด โดยติดสมุดเล็กๆ กับปากกาไว้ที่ตัว ใช้มันเหมือนกับเป็นสมองส่วนปลายของเรา เพื่อที่เราจะได้ไม่พลาด ไม่ลืมทุกสิ่งที่นึกได้ โดยเราไม่จำเป็นต้องขวนขวายหาอุปกรณ์ไฮเทคอย่าง PDA หรือ iPhone มาใช้ ถ้ามันจะทำให้การจดบันทึกของเรายุ่งยากกว่าเดิม

2) Process ตัดสินใจงานต่างๆ ให้รวดเร็ว ไม่ปล่อยให้สิ่งที่เราจดเอาไว้ ทับถมเป็นกองโต รู้ว่างานแต่ละงาน ต้องทำเอง ให้คนอื่นทำให้ เก็บเอาไว้อ้างอิง หรือทิ้งมันไป

3) Plan วางแผนว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดของวันคืออะไร ของสัปดาห์คืออะไร แล้วก็ทำให้เสร็จ ก่อนที่จะทำงานอื่นที่มีความสำคัญน้อยกว่า สัมพันธ์กับเป้าหมายของชีวิตเราน้อยกว่า

4) Do ทำงานทีละ 1 อย่าง โดยหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนไม่ให้เข้ามาแทรกระหว่างการทำงาน อาจใช้อุปกรณ์เสริมอย่างนาฬิกาจับเวลา มาช่วยทำให้เราจดจ่อกับงานมากขึ้น ถ้าในระหว่างทำงานมีอะไรแทรกเข้ามาให้จดเอาไว้ก่อน อย่าพึ่งเปลี่ยนไปทำงานนั้น ทำงานปัจจุบันให้เสร็จเรียบร้อย จึงไปทำงานที่จดเอาไว้ต่อ อย่าทำงานพร้อมกันทีละหลายอย่าง (multi -tasking)

5) Simple Trusted System สร้างระบบสำหรับจัดเก็บรายการงานที่ต้องทำ โดยทำให้มันใช้งานได้ง่ายที่สุด ให้เรารู้ว่ามีอะไรต้องทำ สามารถเช็คดูมันได้บ่อยๆ อาจใช้บริบท (context) มาช่วยแยกประเภทงาน (@work, @home) แต่ต้องไม่ทำให้มันซับซ้อนมากเกินไปจนใช้ได้ยาก อุปกรณ์ที่เหมาะสมก็เหมือน Collect คือสมุดโน้ตนี่แหละ แต่อาจจะใช้เล่มใหญ่ขึ้นมาอีกหน่อยก็ได้ พยายามไม่เล่นกับอุปกรณ์ โดยการหาอุปกรณ์ใหม่มาทดลองใช้จัดเก็บงาน เราควรพุ่งความสนใจไปที่ระบบให้มาก

อีก 5 อุปนิสัยที่เหลือ ติดตามตอนต่อไปนะครับ

บทที่ 1 ทำไมต้องเป็น ZTD

ตอนแรกระบบนี้จะมีชื่อว่า Simple To Done แต่ตัวย่อ STD มันดูไม่ดี (เป็นชื่อย่อของโรคที่ติตต่อทางเพศสัมพันธ์) จึงเปลี่ยนมาเป็น Zen To Done ที่เข้ากันกับเว็บของผู้เขียนคือ ZenHabits แทน

ZTD ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาการเอาไปใช้ได้ยากของ GTD ซึ่งผู้เขียนแจงออกมา 5 ข้อคือ

1. GTD เป็นการเปลี่ยนแปลงอุปนิสัยหลายๆ อย่างพร้อมกันในคราวเดียว ทำให้คนที่ไม่มีความตั้งใจมากพอ มักจะล้มเหลวกัน ZTD จึงแก้ปัญหานี้ด้วยการเน้นให้เปลี่ยนอุปนิสัยทีละอย่าง เพื่อให้เกิดความจดจ่อกับสิ่งนั้น จะทำให้ประสบความสำเร็จได้ง่ายกว่า และ ZTD ใช้หลักการของการทำอะไรติดต่อกัน 30 วันแล้วสิ่งนั้นจะกลายเป็นอุปนิสัยเอง
2. GTD ไม่ได้เน้นขั้นตอนการทำ แต่เน้นการดึงความคิดออกมาจากสมอง แล้วจัดการกับมันมากกว่า ทำให้หลายคนมักมาล้มเหลวในขั้นตอนการทำ ZTD เน้นขั้นตอนการทำ วิธีการที่จะทำได้อย่างสมบูรณ์
3. GTD ยืดหยุ่นจนดูเหมือนไร้โครงสร้าง หลายคนมีรายการที่ต้องทำครบครับ แต่ไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไรต่อ จะเลือกทำสิ่งไหนก่อน ZTD เน้นการวางแผน ให้เรากำหนดสิ่งที่ต้องทำเพียงแค่ 3 อย่างต่อวัน โดยใช้หลักการเลือกทำสิ่งที่สัมพันธ์กับเป้าหมาย ที่เราวางไว้มากที่สุด และใช้วิธีการกำหนดงานประจำวัน ที่สามารถทำควบคู่ไปด้วยกันกับ งานในรายการที่ต้องทำ
4. GTD เน้นการจัดการกับ รายการที่ต้องทำให้หมด ทำให้เกิดความเครียด มากกว่าที่จะลดความเครียดตามวัตถุประสงค์ของระบบ ZTD ให้เลือกทำสิ่งที่สำคัญเพียงแค่ 3 สิ่งต่อวัน ทำให้ความเครียดน้อยกว่า และทำงานออกมาได้ดี
5. GTD ไม่เน้นเป้าหมายชีวิต ใช้การคิดจากล่างไปบน ทำให้เรามักติดอยู่กับสิ่งที่ต้องทำในปัจจุบัน ไปไม่ถึงงานที่มีความสำคัญต่ออนาคตสักที ZTD จะใช้วิธีการกำหนดเป้าหมายของวัน สัปดาห์ และปีไว้ เพื่อช่วยในการเลือกสิ่งที่ต้องทำ 3 อย่างใน 1 วัน

สรุปแล้ว ผู้ที่ใช้ GTD จนคล่องแคล่วแล้วไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ GTD แต่ให้เอาจุดเด่นของ ZTD ไปเสริมความแข็งแกร่งของ GTD แทนได้